D'Excel au PIM : migrer votre catalogue sans perdre de données

Le tableur n'est pas le problème

Presque tous les catalogues commencent dans Excel, et c'est logique : c'est flexible, tout le monde sait s'en servir et cela ne coûte rien. Le problème arrive quand le catalogue grandit : il y a une version par canal, une autre du fournisseur, une autre que quelqu'un a modifiée sur son ordinateur, et personne ne sait laquelle est la bonne.

Migrer vers un PIM ne signifie pas jeter ce travail. Cela signifie que le tableur cesse d'être la source de vérité et devient ce qu'il est : un moyen de charger et de télécharger des données.

La seule chose indispensable : un SKU unique

Avant d'importer, vérifiez attentivement une seule chose : que chaque produit ait un SKU unique et qu'il ne change pas. Le SKU est la clé qui relie l'information entre les systèmes ; si deux produits partagent un SKU, l'un écrasera l'autre, et si un produit change de SKU d'un fichier à l'autre, il apparaîtra deux fois.

Le reste — noms de colonnes différents, données incomplètes, valeurs écrites de plusieurs façons — se règle à l'import ou après.

Préparez le fichier

Un bon fichier d'import n'a pas besoin d'être joli, il doit être lisible :

• Une ligne par produit et une colonne par donnée. Pas de cellules fusionnées ni de titres au milieu du tableau.
• Format : CSV en UTF-8 ou XLSX. L'encodage compte : un CSV enregistré dans un autre encodage transforme les accents et le « ç » en symboles étranges.
• Séparateurs clairs : si une cellule contient plusieurs valeurs, comme « bois, métal », utilisez toujours le même séparateur.
• Variantes : si vous vendez des tailles ou des couleurs, une colonne avec le SKU du produit parent permet de constituer les groupes dans le même chargement.

Le premier import : simulez avant d'écrire

La différence entre une migration sereine et une migration qui laisse le catalogue en désordre, c'est de vérifier avant d'écrire. Un bon import vous indique :

• quelle colonne a alimenté chaque champ (le nom, la marque, la catégorie) ;
• quelles colonnes peuvent devenir des attributs filtrables et lesquelles non, et pourquoi ;
• combien de produits seront créés et combien seront mis à jour.

Avec cette simulation, vous décidez quoi garder comme attribut, quoi laisser comme donnée source et quoi corriger dans le fichier avant de continuer.

Que faire des colonnes en trop

Un catalogue issu d'un ERP contient beaucoup de colonnes qui ne sont pas des attributs : codes internes, notes, descriptions brutes. Ne les jetez pas. Conservées comme données source, elles servent encore à générer des descriptions et à ne pas perdre d'information, même si elles ne peuvent pas servir de filtre dans la boutique.

Les colonnes qui décrivent vraiment le produit — couleur, matière, dimensions — gagnent à devenir des attributs dès le premier chargement.

Après l'import

Une fois le catalogue en place, le travail passe de « rassembler des données » à « compléter des fiches » :

1. Mesurez ce qui manque à chaque produit selon sa famille et selon chaque canal.
2. Complétez d'abord les produits qui se vendent le plus.
3. Générez le contenu manquant à partir des données réelles.
4. Exportez vers chaque canal depuis le PIM, et arrêtez de modifier les tableurs.

Le dernier point est le plus difficile et le plus important : si les gens continuent de corriger dans Excel, il y aura de nouveau plusieurs versions dans deux mois. Convenez avec l'équipe d'une date à partir de laquelle le tableur ne sert plus qu'à charger des données, jamais à les corriger.

Comment Bruxel s'y prend

Bruxel importe du CSV en UTF-8 et du XLSX — CSV jusqu'à 256 Mo et XLSX jusqu'à 10 Mo, avec jusqu'à 50 000 lignes — et reconnaît plusieurs noms pour les colonnes clés, comme sku, ean, nombre ou marca. Avant d'écrire, « Vérifier avant d'importer » vous montre ce qu'il ferait de chaque colonne ; celles qui correspondent à un attribut se remplissent toutes seules, et un import ultérieur n'écrase jamais une valeur corrigée à la main. Le guide pour importer votre catalogue le montre pas à pas, et le cas d'usage le premier jour suit l'import jusqu'au téléchargement.