Do Excel ao PIM: como migrar seu catálogo sem perder dados

A planilha não é o problema

Quase todos os catálogos começam no Excel, e faz sentido: é flexível, todo mundo sabe usar e não custa nada. O problema chega quando o catálogo cresce: há uma versão por canal, outra do fornecedor, outra que alguém editou no próprio computador, e ninguém sabe qual é a certa.

Migrar para um PIM não significa jogar esse trabalho fora. Significa que a planilha deixa de ser a fonte da verdade e passa a ser o que ela é: uma forma de carregar e baixar dados.

O único indispensável: um SKU único

Antes de importar, revise uma única coisa com cuidado: que cada produto tenha um SKU único e que ele não mude. O SKU é a chave que une a informação entre sistemas; se dois produtos compartilham o mesmo SKU, um vai sobrescrever o outro, e se um produto muda de SKU entre arquivos, ele aparecerá duas vezes.

O resto — nomes de colunas diferentes, dados incompletos, valores escritos de várias formas — se resolve na importação ou depois.

Prepare o arquivo

Um bom arquivo de importação não precisa ser bonito, precisa ser legível:

• Uma linha por produto e uma coluna por dado. Nada de células mescladas nem de títulos no meio da tabela.
• Formato: CSV em UTF-8 ou XLSX. A codificação importa: um CSV salvo em outra codificação transforma os acentos e o «ç» em símbolos estranhos.
• Separadores claros: se uma célula traz vários valores, como «madeira, metal», use sempre o mesmo separador.
• Variantes: se você vende tamanhos ou cores, uma coluna com o SKU do produto pai permite montar os grupos na mesma carga.

A primeira carga: simule antes de gravar

A diferença entre uma migração tranquila e uma que deixa o catálogo bagunçado é revisar antes de gravar. Uma boa importação diz a você:

• qual coluna alimentou cada campo (o nome, a marca, a categoria);
• quais colunas podem virar atributos filtráveis e quais não, e por quê;
• quantos produtos serão criados e quantos serão atualizados.

Com essa simulação, você decide o que guardar como atributo, o que deixar como dado de origem e o que corrigir no arquivo antes de seguir.

O que fazer com as colunas que sobram

Um catálogo de ERP traz muitas colunas que não são atributos: códigos internos, notas, descrições cruas. Não as jogue fora. Guardadas como dados de origem, elas continuam servindo para gerar descrições e para não perder informação, mesmo que não possam ser filtradas na loja.

As colunas que de fato descrevem o produto — cor, material, medidas — convém transformar em atributos desde a primeira carga.

Depois de importar

Com o catálogo dentro, o trabalho muda de «juntar dados» para «completar fichas»:

1. Meça o que falta a cada produto segundo a família dele e segundo cada canal.
2. Complete primeiro os produtos que mais vendem.
3. Gere o conteúdo que falta a partir dos dados reais.
4. Exporte para cada canal a partir do PIM, e pare de editar nas planilhas.

O último ponto é o que mais custa e o que mais importa: se as pessoas continuarem corrigindo no Excel, em dois meses voltará a haver várias versões. Combine com a equipe uma data a partir da qual a planilha só serve para carregar dados, nunca para corrigi-los.

Como o Bruxel resolve isso

O Bruxel importa CSV em UTF-8 e XLSX — CSV de até 256 MB e XLSX de até 10 MB, com até 50.000 linhas — e reconhece vários nomes para as colunas-chave, como sku, ean, name ou marca. Antes de gravar, «Revisar antes de importar» mostra o que ele faria com cada coluna; as que coincidem com um atributo são preenchidas sozinhas, e uma importação posterior nunca sobrescreve um valor corrigido à mão. O guia para importar seu catálogo mostra o passo a passo, e o caso de uso o primeiro dia percorre da importação ao download.