De Excel a PIM: cómo migrar tu catálogo sin perder datos

La hoja de cálculo no es el problema

Casi todos los catálogos empiezan en Excel, y tiene sentido: es flexible, todos lo saben usar y no cuesta nada. El problema llega cuando el catálogo crece: hay una versión por canal, otra del proveedor, otra que alguien editó en su computadora, y nadie sabe cuál es la buena.

Migrar a un PIM no significa tirar ese trabajo. Significa que la hoja de cálculo deja de ser la fuente de verdad y pasa a ser lo que es: una forma de cargar y descargar datos.

Lo único indispensable: un SKU único

Antes de importar, revisa una sola cosa con cuidado: que cada producto tenga un SKU único y que no cambie. El SKU es la llave que une la información entre sistemas; si dos productos comparten SKU, uno pisará al otro, y si un producto cambia de SKU entre archivos, aparecerá dos veces.

Lo demás —nombres de columnas distintos, datos incompletos, valores escritos de varias formas— se resuelve en la importación o después.

Prepara el archivo

Un buen archivo de importación no tiene que ser bonito, tiene que ser legible:

• Una fila por producto y una columna por dato. Nada de celdas combinadas ni de títulos en medio de la tabla.
• Formato: CSV en UTF-8 o XLSX. La codificación importa: un CSV guardado en otra codificación convierte los acentos y la «ñ» en símbolos raros.
• Separadores claros: si una celda trae varios valores, como «madera, metal», usa siempre el mismo separador.
• Variantes: si vendes tallas o colores, una columna con el SKU del producto padre permite armar los grupos en la misma carga.

La primera carga: simula antes de escribir

La diferencia entre una migración tranquila y una que deja el catálogo revuelto es revisar antes de escribir. Una buena importación te dice:

• qué columna alimentó cada campo (el nombre, la marca, la categoría);
• qué columnas pueden volverse atributos filtrables y cuáles no, y por qué;
• cuántos productos se crearán y cuántos se actualizarán.

Con esa simulación decides qué guardar como atributo, qué dejar como dato de origen y qué corregir en el archivo antes de seguir.

Qué hacer con las columnas que sobran

Un catálogo de ERP trae muchas columnas que no son atributos: códigos internos, notas, descripciones crudas. No las tires. Guardadas como datos de origen, siguen sirviendo para generar descripciones y para no perder información, aunque no se puedan filtrar en la tienda.

Las columnas que sí describen al producto —color, material, medidas— conviene convertirlas en atributos desde la primera carga.

Después de importar

Con el catálogo dentro, el trabajo cambia de «juntar datos» a «completar fichas»:

1. Mide qué falta a cada producto según su familia y según cada canal.
2. Completa primero los productos que más venden.
3. Genera el contenido que falta a partir de los datos reales.
4. Exporta a cada canal desde el PIM, y deja de editar en las hojas de cálculo.

El último punto es el que más cuesta y el que más importa: si la gente sigue corrigiendo en Excel, en dos meses vuelve a haber varias versiones. Acuerda con el equipo una fecha a partir de la cual la hoja de cálculo solo sirve para cargar datos, nunca para corregirlos.

Cómo lo resuelve Bruxel

Bruxel importa CSV en UTF-8 y XLSX —CSV de hasta 256 MB y XLSX de hasta 10 MB, con hasta 50,000 filas— y reconoce varios nombres para las columnas clave, como sku, ean, nombre o marca. Antes de escribir, «Revisar antes de importar» te enseña qué haría con cada columna; las que coinciden con un atributo se llenan solas, y un import posterior nunca pisa un valor corregido a mano. La guía para importar tu catálogo lo muestra paso a paso, y el caso de uso el primer día recorre la importación hasta la descarga.