Cómo dar de alta productos con tus proveedores sin perseguir Excels

El problema: el Excel que va y viene

En muchas empresas, dar de alta un producto nuevo empieza con un correo: «Te mando la plantilla, llénala». El proveedor la llena a su manera, cambia el nombre de las columnas, deja huecos, escribe las medidas en otra unidad. Alguien del equipo la corrige, pregunta lo que falta, espera la respuesta y vuelve a corregir. Cada ronda cuesta días, y el producto no se puede vender mientras tanto.

El problema no es el proveedor ni el Excel: es que la información se captura fuera del sistema donde va a vivir, sin las reglas que ese sistema exige.

La alternativa: que el proveedor capture en tu sistema

Cuando el proveedor entra a capturar directo, con acceso acotado a sus marcas, la conversación cambia:

• Las reglas están en el formulario. Qué datos pide cada tipo de producto, cuáles son obligatorios y qué valores se aceptan. El proveedor no puede enviar sin lo obligatorio.
• Los valores ya vienen normalizados. Si el color se elige de una lista, no llega «Azul marino», «Marino» y «Navy» como tres colores.
• El proveedor ve qué le falta. En vez de esperar un correo de vuelta, sabe en el momento qué completar.

La revisión: una cola, no una bandeja de correo

Lo que el proveedor envía no debería entrar directo al catálogo. Una cola de validación permite que tu equipo:

1. vea qué llegó, de quién y cuándo;
2. compare lo enviado contra lo que exigen tus canales;
3. apruebe, o devuelva con un motivo escrito.

Un envío devuelto con su motivo se corrige más rápido que una cadena de correos, y deja registro de qué se pidió y por qué.

Qué ve el proveedor y qué no

Un portal de proveedores tiene que ser estricto con el alcance. El proveedor necesita ver y editar los productos de sus marcas, con su historial y sus requisitos. No necesita —ni debe— ver tus precios, tus canales, tus créditos, tu equipo ni los productos de otros proveedores. Separar lo que comenta con tu equipo de lo que tu equipo comenta entre sí también importa.

Para proveedores con muchos productos

No todos los proveedores dan de alta un producto a la vez. Para los que mandan cientos, conviene aceptar una carga por archivo con plantilla, pero con la misma validación del formulario: antes de enviar, el sistema dice qué filas entrarían, cuáles no y por qué. Así el archivo deja de ser un problema y vuelve a ser un formato de carga.

Qué conviene medir

Para saber si el cambio funciona, mide pocas cosas y mídelas siempre igual:

• Días desde que el proveedor envía hasta que el producto está aprobado.
• Cuántos envíos se devuelven y por qué motivo: si el motivo se repite, falta una regla en el formulario.
• Cuántos productos llegan completos para el canal donde más vendes.

Esos tres números dicen dónde está el cuello de botella: en el proveedor, en el formulario o en la revisión.

Cómo lo resuelve Bruxel

En Bruxel el proveedor entra a tu organización acotado a sus marcas, con un menú corto: sus productos, enviar productos y sus cargas. El formulario de alta se arma solo con lo que ya configuras —tus grupos de atributos, tu árbol de categorías y los requisitos de tus canales— y el proveedor puede mandar uno a uno o un archivo con la plantilla. Nada de lo enviado entra al catálogo hasta que tu equipo lo aprueba. La guía del portal de proveedores explica qué ve y qué escribe el proveedor, y el caso de uso alta de productos con tus proveedores lo muestra en video.

Por dónde empezar

Elige al proveedor que más altas te manda y a una de sus marcas. Define qué datos son obligatorios para ese tipo de producto, invítalo con acceso solo a esa marca y pídele que dé de alta los próximos productos por el portal. En pocas semanas verás cuántas rondas de corrección se ahorran, y con eso decides a quién invitar después.