Comment créer des produits avec vos fournisseurs sans courir après des fichiers Excel

Le problème : le fichier Excel qui fait des allers-retours

Dans beaucoup d'entreprises, créer un nouveau produit commence par un e-mail : « Je vous envoie le modèle, remplissez-le ». Le fournisseur le remplit à sa façon, renomme les colonnes, laisse des trous, écrit les mesures dans une autre unité. Quelqu'un de l'équipe le corrige, demande ce qui manque, attend la réponse et corrige à nouveau. Chaque tour coûte des jours, et pendant ce temps le produit ne peut pas être vendu.

Le problème n'est ni le fournisseur ni le fichier Excel : c'est que l'information est saisie en dehors du système où elle va vivre, sans les règles que ce système exige.

L'alternative : que le fournisseur saisisse dans votre système

Quand le fournisseur vient saisir directement, avec un accès limité à ses marques, la conversation change :

• Les règles sont dans le formulaire. Quelles données chaque type de produit demande, lesquelles sont obligatoires et quelles valeurs sont acceptées. Le fournisseur ne peut pas envoyer sans les données obligatoires.
• Les valeurs arrivent déjà normalisées. Si la couleur se choisit dans une liste, vous ne recevez pas « Bleu marine », « Marine » et « Navy » comme trois couleurs.
• Le fournisseur voit ce qui lui manque. Au lieu d'attendre un e-mail en retour, il sait sur le moment quoi compléter.

La relecture : une file, pas une boîte de réception

Ce que le fournisseur envoie ne devrait pas entrer directement dans le catalogue. Une file de validation permet à votre équipe :

1. de voir ce qui est arrivé, de qui et quand ;
2. de comparer ce qui a été envoyé avec ce qu'exigent vos canaux ;
3. d'approuver, ou de renvoyer avec un motif écrit.

Un envoi renvoyé avec son motif se corrige plus vite qu'une chaîne d'e-mails, et garde la trace de ce qui a été demandé et pourquoi.

Ce que le fournisseur voit et ce qu'il ne voit pas

Un portail fournisseurs doit être strict sur le périmètre. Le fournisseur a besoin de voir et de modifier les produits de ses marques, avec leur historique et leurs exigences. Il n'a ni besoin ni le droit de voir vos prix, vos canaux, vos crédits, votre équipe ni les produits des autres fournisseurs. Séparer ce qu'il échange avec votre équipe de ce que votre équipe commente en interne compte aussi.

Pour les fournisseurs qui ont beaucoup de produits

Tous les fournisseurs ne créent pas un produit à la fois. Pour ceux qui en envoient des centaines, il vaut mieux accepter un envoi par fichier avec un modèle, mais avec la même validation que le formulaire : avant l'envoi, le système indique quelles lignes entreraient, lesquelles non et pourquoi. Le fichier cesse alors d'être un problème et redevient un simple format d'import.

Ce qu'il vaut la peine de mesurer

Pour savoir si le changement fonctionne, mesurez peu de choses et mesurez-les toujours de la même façon :

• Le nombre de jours entre l'envoi du fournisseur et l'approbation du produit.
• Le nombre d'envois renvoyés et pour quel motif : si le motif se répète, il manque une règle dans le formulaire.
• Le nombre de produits qui arrivent complets pour le canal où vous vendez le plus.

Ces trois chiffres disent où se trouve le goulot d'étranglement : chez le fournisseur, dans le formulaire ou dans la relecture.

Comment Bruxel y répond

Dans Bruxel, le fournisseur rejoint votre organisation avec un accès limité à ses marques et un menu court : Mes produits, Envoyer des produits et Mes envois. Le formulaire de création se construit tout seul avec ce que vous configurez déjà — vos groupes d'attributs, votre arbre de catégories et les exigences de vos canaux — et le fournisseur peut envoyer ses produits un par un ou un fichier basé sur le modèle. Rien de ce qui est envoyé n'entre dans le catalogue tant que votre équipe ne l'a pas approuvé. Le guide du portail fournisseurs explique ce que le fournisseur voit et ce qu'il peut modifier, et le cas d'usage la création de produits avec vos fournisseurs le montre en vidéo.

Par où commencer

Choisissez le fournisseur qui vous envoie le plus de créations et l'une de ses marques. Définissez quelles données sont obligatoires pour ce type de produit, invitez-le avec un accès limité à cette marque et demandez-lui de créer ses prochains produits par le portail. En quelques semaines, vous verrez combien de tours de correction vous économisez, et cela vous aidera à décider qui inviter ensuite.