Portail fournisseurs

Comment inviter un fournisseur pour qu'il saisisse et tienne à jour uniquement les produits de ses marques, et ce qu'il voit en se connectant.

Ce tutoriel a une vidéo dans d'autres langues : en espagnol · en anglais

Ce qu'est le portail

Un fournisseur rejoint votre organisation comme lecteur ou éditeur limité à ses marques. Il voit et modifie uniquement les produits de ces marques, avec l'historique et son nom sur chaque modification ; il ne dépense pas de crédits, n'importe ni ne télécharge, et ne voit pas les autres fournisseurs.

Ce n'est pas un produit à part : c'est le même compte de votre organisation, avec un menu plus court.

Inviter un fournisseur

Dans Compte → Équipe, saisissez son e-mail, choisissez « Éditeur » (ou « Lecteur » s'il doit seulement consulter), cochez « Limiter à ses marques » et choisissez ses marques avec la recherche. Il arrive déjà limité : à aucun moment il ne voit le catalogue complet.

L'e-mail d'invitation lui indique de quelles marques il s'agit. Dans la liste des invitations en attente, vous verrez « Fournisseur · N marques ».

Si l'une de ses marques est supprimée entre l'invitation et l'acceptation, il arrive avec celles qui restent. S'il n'en reste aucune, l'invitation ne peut pas être acceptée et il faut l'inviter à nouveau : accepter sans marques lui donnerait tout le catalogue.

Ce que voit le fournisseur

Un menu court : Accueil, avec les compteurs de ses marques et ses envois récents ; Mes produits, avec la grille s'il est éditeur ; Envoyer des produits et Mes envois. En haut, il est écrit « Portail fournisseurs ». Il ne voit ni les crédits, ni l'équipe, ni les réglages, ni les canaux, ni les téléchargements, ni les lots, ni les statistiques.

Ses notifications ne lui apportent que ce qui lui est destiné (une mention, une tâche assignée) ; les avis de toute l'organisation, comme le solde bas, ne lui parviennent pas. Des tâches, il ne voit que les siennes —celles qui lui sont assignées ou qu'il a créées— et il peut en assigner une à votre équipe ; les tâches internes de votre équipe sur ses marques ne lui parviennent pas.

Il n'y accède pas non plus par leur adresse : s'il ouvre l'un de ces écrans, il revient à son accueil. Sur la fiche, il ne voit ni la Séance photo, ni les données importées avec lesquelles vous avez constitué votre catalogue, ni vos canaux, et son compte ne montre que son profil, son mot de passe et l'avis « Envoi renvoyé ».

Sur la fiche, il commente dans le fil « Avec le fournisseur » : il ne voit pas vos notes du fil « Interne ». Si une marque a plusieurs fournisseurs, ils partagent ce fil et voient l'e-mail de qui écrit.

Sur la fiche, il voit « Exigences de » suivi du nom de votre organisation : ce qui manque à ses produits pour les canaux que vous cochez « Compte pour les exigences fournisseur », sans le nom du canal ni ses colonnes. D'abord ce qu'il lui revient de remplir, avec le lien vers l'endroit où le faire ; ensuite ce que vous complétez.

Si votre organisation a un logo (Réglages → Organisation), le fournisseur le voit dans l'en-tête de son portail, à côté du nom de votre organisation. Votre équipe ne voit aucun changement : pour vous, Bruxel reste Bruxel.

Ce que le fournisseur écrit

Il modifie les données de base de ses produits (nom, catégorie, famille et images) et, parmi les attributs, seulement ceux des groupes que vous cochez « Rempli par le fournisseur » dans Attributs → Groupes d'attributs. Un attribut d'un autre groupe, ou sans groupe, s'affiche avec un cadenas indiquant que c'est vous qui le remplissez.

Cocher un groupe revient à un administrateur : cela décide de ce qu'écrit chaque fournisseur de l'organisation. Pour donner d'autres groupes à un seul fournisseur, ajoutez-les à son « Périmètre » dans Équipe ; ils priment sur la marque.

Si vous ne cochez aucun groupe, vos fournisseurs n'écrivent pas d'attributs. Ce qu'ils envoient pour un attribut qui ne leur revient pas est ignoré à l'approbation.

Envoyer de nouveaux produits

Un fournisseur ne crée pas de produits directement : il les envoie à validation depuis « Envoyer des produits », de deux façons. « Un produit » ouvre la création pas à pas (ci-dessous) ; « Plusieurs produits » télécharge le modèle de son département en Excel (ou CSV), le remplit et l'importe, jusqu'à 5 000 lignes.

Une ligne avec une marque qui n'est pas la sienne, ou avec un SKU qui existe déjà hors de son périmètre, n'est pas envoyée : l'écran la signale avec son numéro de ligne et l'envoi attend qu'elle soit corrigée. Si le fournisseur n'a qu'une marque et que le fichier n'a pas de colonne de marque, la sienne est utilisée.

« Vérifier » contrôle chaque produit du fichier avec les mêmes règles que la création d'un produit —un produit individuel, ou un parent avec ses variantes— et indique ce qui entre, ce qui entre avec un avertissement et ce qui n'entre pas, avec sa ligne et sa colonne. Ce qui n'entre pas se télécharge avec « Télécharger les lignes en erreur », dans le même format et avec le motif ; corrigez-le et importez-le de nouveau. Vous pouvez envoyer seulement les lignes valides, ou d'abord un pilote : les premières familles complètes jusqu'à atteindre le nombre de lignes choisi.

Approuver un fichier du modèle fait la même chose qu'approuver une création : les produits reçoivent leur sous-catégorie et leur catégorie SAP, héritent de la famille, le parent reçoit son axe et les nouvelles teintes sont créées. Un fichier de plus de 500 lignes est approuvé en arrière-plan.

Rien de ce qui est envoyé n'existe dans le catalogue avant l'approbation. Les modifications des fiches existantes de ses marques ne passent pas par ici : elles s'appliquent directement, avec son nom dans l'historique.

La création pas à pas

Les étapes viennent de ce que votre organisation configure déjà : données générales, catégorisation, variantes, une étape par groupe que vous marquez « Rempli par le fournisseur », contenu et images, et la vérification. Les champs demandés, masqués ou remplis automatiquement par Bruxel dépendent des règles de chaque attribut ; l'ordre et les blocs se règlent dans Paramètres → Formulaire de création.

Elle s'enregistre toute seule pendant que le fournisseur écrit et quand il change d'étape, comme un brouillon que seul voit la personne qui l'a commencé. S'il ferme l'onglet en cours de route, il le reprend depuis « Mes envois » → « Continuer », à l'étape où il s'était arrêté.

À droite, le panneau « Ce que votre organisation recevra » indique ce que votre système va recevoir —la structure, la famille et ses variantes, et les données que Bruxel remplit tout seul, comme le type de matériel ou le groupe d'articles—, et « Vérification en direct », ce qui bloque l'envoi et ce qu'il vaut mieux vérifier, chaque point avec « Aller à l'étape ».

Dans « Contenu et images », il saisit les textes pour la boutique que vous demandez dans les paramètres de création et envoie les photos dans votre bibliothèque, ou choisit celles qu'il a déjà envoyées : la principale, des supplémentaires et, si vous le demandez par une question comme « A-t-il un swatch ? », le swatch ou le smoosh. Dans une famille avec variantes, chaque variante a les siennes.

Dans « Vérification », il voit chaque étape avec ce qui reste à faire et un récapitulatif de sa saisie, avec « Modifier ». « Envoyer en validation » devient possible quand rien ne bloque ; ce qui manque pour les canaux que vous marquez comme exigences part comme avertissement.

Rien de la création n'existe dans votre catalogue avant que vous ne l'approuviez. Les images qu'il envoie restent dans votre bibliothèque même s'il supprime le brouillon.

Réviser un envoi

Les envois attendent dans Mes produits → Validation, et l'accueil indique combien il y en a. Approuver revient aux opérateurs et au-dessus et lance l'import habituel, avec ce que le fournisseur peut modifier ce jour-là : si le catalogue a changé depuis son envoi, ce qui ne rentre plus est ignoré et compté.

Renvoyer demande un motif. Le fournisseur reçoit l'avis dans la cloche et par e-mail, et lit le motif complet dans Mes envois ; corriger, c'est envoyer de nouveau.

Une création envoyée par le formulaire affiche en plus « Ce qu'on recevra » et, canal par canal, si le produit est prêt pour chaque canal d'exigences. L'approuver lance le même import et, dans la même opération, attribue ses catégories, hérite de la famille, fixe les axes d'une nouvelle famille et lie ses images.

Un fichier de plus de 500 lignes est approuvé en arrière-plan : l'envoi affiche « En cours d'approbation », avec son avancement visible, et entre en entier en quelques minutes. Pendant ce temps, il ne peut être ni renvoyé ni retiré. Si quelque chose échoue, rien n'entre : il revient dans la file avec le motif, et la personne qui l'a approuvé reçoit un avis.

Mes envois

Chaque envoi avec son état : en attente de révision, en cours d'approbation (un gros fichier qui entre en arrière-plan), approuvé (avec le nombre de produits entrés), renvoyé (avec le motif) ou retiré. Tant qu'il attend la révision, la personne qui l'a envoyé peut le retirer.

En haut, ses brouillons de création, avec « Continuer » et « Supprimer ». Une création renvoyée ou retirée se reprend avec « Corriger et renvoyer » : un nouveau brouillon avec tout ce qu'il avait saisi.

Le parcours d’un chargement

Dans Mes envois, « Voir le parcours » indique où en est chaque envoi : envoyé, révisé (avec le motif s’il a été renvoyé), importé et, une fois entré, ses fiches, leur publication et leur livraison. Le fournisseur ne voit que les produits qui sont aujourd’hui de ses marques.

« Télécharger les lignes ignorées » récupère en CSV les lignes de l’envoi qui n’entrent pas — sans SKU, sans nom ou hors de son périmètre —, avec le numéro de ligne et le motif, pour les corriger et les renvoyer. Celles de périmètre sont calculées sur le catalogue d’aujourd’hui.

Modifier ou retirer l'accès

Ses marques se modifient ensuite depuis la ligne de la personne, avec « Périmètre ». Si vous élevez son rôle à opérateur ou plus, il n'est plus limité et voit le menu complet.