Como cadastrar produtos com seus fornecedores sem correr atrás de Excels

O problema: o Excel que vai e volta

Em muitas empresas, cadastrar um produto novo começa com um e-mail: «Estou mandando o modelo, preencha». O fornecedor preenche do jeito dele, muda o nome das colunas, deixa lacunas, escreve as medidas em outra unidade. Alguém da equipe corrige, pergunta o que falta, espera a resposta e corrige de novo. Cada rodada custa dias, e enquanto isso o produto não pode ser vendido.

O problema não é o fornecedor nem o Excel: é que a informação é cadastrada fora do sistema onde vai viver, sem as regras que esse sistema exige.

A alternativa: o fornecedor cadastra no seu sistema

Quando o fornecedor entra para cadastrar direto, com acesso restrito às marcas dele, a conversa muda:

• As regras estão no formulário. Quais dados cada tipo de produto pede, quais são obrigatórios e quais valores são aceitos. O fornecedor não consegue enviar sem o que é obrigatório.
• Os valores já chegam normalizados. Se a cor é escolhida em uma lista, não chegam «Azul-marinho», «Marinho» e «Navy» como três cores.
• O fornecedor vê o que falta. Em vez de esperar um e-mail de volta, ele sabe na hora o que completar.

A revisão: uma fila, não uma caixa de entrada

O que o fornecedor envia não deveria entrar direto no catálogo. Uma fila de validação permite que a sua equipe:

1. veja o que chegou, de quem e quando;
2. compare o que foi enviado com o que os seus canais exigem;
3. aprove, ou devolva com um motivo por escrito.

Um envio devolvido com o motivo é corrigido mais rápido do que uma sequência de e-mails, e deixa registro do que foi pedido e por quê.

O que o fornecedor vê e o que não vê

Um portal de fornecedores tem que ser rigoroso com o alcance. O fornecedor precisa ver e editar os produtos das marcas dele, com o histórico e os requisitos. Ele não precisa — nem deve — ver os seus preços, os seus canais, os seus créditos, a sua equipe nem os produtos de outros fornecedores. Separar o que ele comenta com a sua equipe do que a sua equipe comenta internamente também importa.

Para fornecedores com muitos produtos

Nem todo fornecedor cadastra um produto de cada vez. Para os que enviam centenas, vale a pena aceitar uma carga por arquivo com modelo, mas com a mesma validação do formulário: antes de enviar, o sistema diz quais linhas entrariam, quais não e por quê. Assim o arquivo deixa de ser um problema e volta a ser um formato de carga.

O que vale a pena medir

Para saber se a mudança funciona, meça poucas coisas e meça sempre do mesmo jeito:

• Dias desde que o fornecedor envia até que o produto esteja aprovado.
• Quantos envios são devolvidos e por qual motivo: se o motivo se repete, falta uma regra no formulário.
• Quantos produtos chegam completos para o canal em que você mais vende.

Esses três números dizem onde está o gargalo: no fornecedor, no formulário ou na revisão.

Como o Bruxel resolve isso

No Bruxel, o fornecedor entra na sua organização restrito às marcas dele, com um menu curto: os produtos dele, enviar produtos e os envios dele. O formulário de cadastro se monta sozinho com o que você já configura — os seus grupos de atributos, a sua árvore de categorias e os requisitos dos seus canais — e o fornecedor pode enviar um a um ou um arquivo com o modelo. Nada do que é enviado entra no catálogo até que a sua equipe aprove. O guia do portal de fornecedores explica o que o fornecedor vê e o que ele escreve, e o caso de uso cadastro de produtos com seus fornecedores mostra isso em vídeo.

Por onde começar

Escolha o fornecedor que mais envia cadastros e uma das marcas dele. Defina quais dados são obrigatórios para esse tipo de produto, convide-o com acesso só a essa marca e peça que ele cadastre os próximos produtos pelo portal. Em poucas semanas você verá quantas rodadas de correção são economizadas e, com isso, decide quem convidar depois.