Flujos y recorridos

Por dónde va cada producto entre tu proveedor, tus equipos y tus sistemas, y qué pasó en cada paso.

Qué es un flujo

Un flujo es el mapa del camino que sigue un producto en tu organización, por ejemplo desde que el proveedor lo da de alta hasta que queda listo para tu tienda. Tiene un carril por cada quien participa y pasos que dependen unos de otros: a un paso le toca cuando los pasos de los que depende ya están hechos.

• El proveedor, que captura y envía el producto desde su portal.
• Tus equipos dentro de Bruxel, como Compras, Datos maestros o Contenido, cada uno con su parte de la ficha.
• Los sistemas de tu empresa, como SAP, tu almacén o tu tienda.

Un flujo puede tener una regla de entrada: un producto entra en cuanto la cumple, por ejemplo cuando se aprueba el envío de su proveedor; sin regla, entran todos los productos del catálogo. Un mismo producto puede estar en más de un flujo a la vez.

Cuándo un paso se da por hecho

Cada paso tiene una regla, y Bruxel lo da por hecho en cuanto se cumple. La regla mira la ficha del producto o el envío de su proveedor:

• Una bandera Sí/No de la ficha está en Sí, como «Listo para revisión».
• Un dato tiene valor, como el código que tu ERP le asignó al producto.
• La descripción está publicada en todos los idiomas de salida.
• El producto tiene todo lo que pide un canal, como el de tu tienda.
• El proveedor envió el alta, o se aprobó su envío.

Un paso también puede aplicar solo a algunos productos: según su categoría, si es una variante o el valor de un dato. A los demás les sale «No aplica», y eso no detiene a los pasos que siguen.

Los pasos de tus sistemas

Un paso del carril de un sistema, como SAP, tu almacén o tu tienda, se puede dar por hecho con lo que pasa afuera, de tres formas:

• El sistema le reporta a Bruxel un evento del producto por la API pública, por ejemplo que dio de alta el material.
• Bruxel le avisa al sistema de un cambio del producto (un webhook) y el sistema contesta que lo recibió.
• El sistema lee la ficha o le escribe datos con su llave de la API pública. Consultar el recorrido o el historial del producto no cuenta.

Manda lo último que pasó: si salió bien, el paso queda hecho; si salió mal (un error reportado, un aviso que no se entregó, una llamada rechazada), el paso queda con error y el recorrido se detiene hasta que llegue uno bueno.

Para que Bruxel sepa qué aviso y qué llamada son de cada sistema, regístralo en Cuenta → General → Sistemas conectados con su clave (la que nombra su carril en el flujo), la llave con la que llama y el endpoint al que Bruxel le avisa. Una llamada de una llave que no está ligada a ningún sistema cuenta por el nombre de la llave: una llave llamada «SAP» es de sap, salvo que sap ya tenga su propia llave. Cada aviso y cada llamada se quedan con el sistema que tenían en ese momento: cambiar una liga no mueve lo que ya pasó.

Los estados de un paso

Cada paso del mapa dice en qué estado está:

• Pendiente: todavía no le toca, porque falta algún paso del que depende.
• En curso: ya le toca, porque los pasos de los que depende están hechos o no aplican.
• Hecho: su regla se cumple.
• No aplica: el paso es solo para algunos productos y este no es uno de ellos.
• Con error: lo último que reportó el sistema, el último aviso o la última llamada salió mal. Se quita solo cuando llega uno bueno.

Además hay dos avisos: un paso «retrasado» lleva en curso más tiempo que su plazo, y uno «fuera de orden» se cumplió antes que un paso del que depende; el detalle del paso lo dice. Ninguno de los dos detiene el recorrido: están para que se vean.

Si una regla deja de cumplirse, por ejemplo porque alguien regresó una bandera a No, el paso deja de estar hecho y la bitácora lo anota.

Dónde se ve

En la pestaña «Recorrido» de la ficha de cada producto. Solo aparece en las organizaciones que tienen al menos un flujo activo, y la ve todo tu equipo, lectores incluidos; el proveedor no la ve.

Arriba está el mapa: los carriles con sus pasos y por dónde va el producto. Con «Reproducir el recorrido», o moviendo el control deslizante, el mapa regresa a como estaba en cada momento, evento por evento, hasta hoy.

Al elegir un paso ves su detalle: la regla que lo da por hecho dicha en palabras, su plazo y desde cuándo está así. La bitácora cuenta lo que pasó en ese paso o en todo el recorrido: qué cambió, quién lo causó y en qué versión de la ficha. Lo que ya estaba así cuando el producto entró al flujo se marca aparte, para no confundirlo con un cambio de hoy.

Si un paso de tu equipo se da por hecho con su bandera Sí/No y tú la puedes escribir, su detalle ofrece «Marcar listo»: pone la bandera en Sí en la ficha, con tu nombre en el historial, y el recorrido se actualiza en ese momento. Solo aparece con el paso en curso, y no aparece si la bandera está protegida y no eres administrador, si es de un grupo fuera de tu alcance de escritura o si la pone el sistema.

El tablero de un flujo

En Mis productos › Flujos está cada flujo de tu organización con su tablero. Aparece si tu organización tiene algún flujo que no sea borrador (uno en pausa o archivado conserva su tablero), y lo ve todo tu equipo, lectores incluidos, salvo quien tiene el acceso acotado a una parte del catálogo y el proveedor: el tablero es de la organización entera.

• En curso: los productos que van en el flujo sin terminarlo, incluidos los detenidos.
• Detenidos por un error: de los que van en curso, los que tienen un paso con error.
• Retrasados: los que llevan en un paso más tiempo que su plazo.
• Terminados en los últimos 7 días, y el tiempo típico de punta a punta (la mediana de lo que terminó en 30 días).

Debajo está el mismo mapa de la pestaña «Recorrido», pero cada paso dice cuántos productos están ahí hoy, con una burbuja roja con «!» para los que tienen error y una ámbar con un reloj para los retrasados. Si hay pasos en paralelo, un producto cuenta en cada paso en el que está, y el tablero lo aclara.

Un clic en un paso abre su lista: los productos que llevan más tiempo ahí van primero, con su último evento, y cada uno abre su recorrido. «Abrir en el catálogo» lleva esa misma lista a Productos, donde el filtro «Paso de un flujo» se puede guardar como vista; la grilla tiene el mismo filtro.

«Cuánto tarda cada paso» dice la mediana de lo que cada paso estuvo en curso en los últimos 30 días, con el más lento resaltado. «¿Dónde está mi SKU?» abre el recorrido de un producto por su SKU; desde la búsqueda (⌘K), el botón «Recorrido» junto a cada producto hace lo mismo.

Plazos, avisos y reportes

Un paso con plazo va retrasado cuando lleva en curso más tiempo que su plazo. Bruxel revisa los plazos cada minuto en los flujos activos y te avisa en la campana:

• Cuando un sistema reporta un error y el recorrido de un producto se detiene en un paso.
• Cuando un producto pasa el plazo de un paso: una vez por cada vez que entra a ese paso.

Los avisos van agrupados por paso: mientras el de un paso siga sin leer, los productos nuevos se le suman y el aviso sube al principio de la campana; ya leído, el siguiente es uno nuevo. Los ve tu equipo, menos quien tiene el acceso acotado a una parte del catálogo, no llegan por correo y cada uno abre el tablero en la lista de ese paso. Un error que ya estaba ahí cuando se activó o se editó el flujo no se avisa, porque el tablero ya lo cuenta; un retraso sí: en la primera vuelta tras activar el flujo llega un aviso por cada paso con productos fuera de plazo.

En el inicio, la tarjeta «Flujos» enseña tus flujos activos con cuántos productos van, cuántos se detuvieron y cuántos van retrasados, los que tienen algo atorado primero. En Reportes, la familia Equipo y operación trae «Tiempo por paso» (cuánto estuvo cada paso en curso en el periodo: mediana, p90 y máximo, y cuántas veces pasó de su plazo) y «Productos detenidos» (los que hoy están en un paso con error o fuera de plazo).

Lo que ve el proveedor

En la ficha de sus productos, el proveedor ve «Tu avance»: los pasos a los que les pusiste nombre en «Cómo lo ve el proveedor», con ese nombre y su estado escrito.

• «Hecho el …» cuando el paso ya se cumplió, con su fecha.
• «En proceso» en el primero que falta, aunque el producto esté detenido en un paso que él no ve o en uno con error.
• «Pendiente» en los que siguen. Un paso que no aplica a ese producto no aparece.

En «Mis cargas», el recorrido de cada envío trae la misma fila sobre sus productos, con cuántos van en cada paso («1 de 2»). El proveedor no ve tus carriles, tus sistemas, los pasos sin nombre, los errores ni el nombre del flujo, y sigue sin ver la pestaña «Recorrido». Un flujo sin pasos con nombre para el proveedor no le enseña nada.

Lo que se mandó y lo que contestó

En la pestaña «Recorrido» aparecen también los avisos que Bruxel le mandó a tus sistemas sobre ese producto y las llamadas que tus sistemas le hicieron por la API pública, cada uno con su hora, qué contestó y cuánto tardó (los 100 más recientes). Si el producto está en un flujo, van en la bitácora con «Todo el recorrido»; si no, en su propia lista.

«Ver lo que se mandó y lo que contestó» abre el detalle: lo ven desde operador. Desde ahí un administrador puede reenviar un aviso. El resto de las entregas y de las llamadas está en Webhooks y en Llaves API, pantallas de administrador.

Al elegir un paso de un sistema, la bitácora enseña junto a sus cambios los avisos, las llamadas y los reportes de ese sistema.

Cuándo se actualiza

Al abrir la pestaña, Bruxel recalcula el recorrido de ese producto en ese momento: lo que ves está al día. Si alguien cambia la ficha mientras la tienes abierta, la pestaña no se entera sola; usa «Actualizar».

No hace falta abrir nada para que el recorrido avance: cuando cambia la ficha de un producto o su descripción publicada, Bruxel lo recalcula por su cuenta en cerca de un minuto, y la bitácora anota la hora del cambio, no la del cálculo. Cambiar un canal que el flujo nombra (sus columnas o su idioma) también lo recalcula. Cuando un flujo se activa sobre productos que ya tenían algo hecho, cada paso lleva la hora del cambio que lo cumplió; si no hay forma de saberla, la de la activación.

Diseñar un flujo

Un administrador arma los flujos en «Flujos» → «Nuevo flujo». Se empieza desde una plantilla (el alta que llega por el portal o la actualización de contenido) o en blanco, y se edita una lista de pasos con su formulario; el mapa de arriba se redibuja con cada cambio.

• Los carriles dicen quién hace cada paso: el portal del proveedor, un equipo con su grupo de atributos o uno de tus sistemas.
• De cada paso se elige de qué pasos depende, cuándo se da por hecho, cuándo aplica, su plazo y cómo lo ve el proveedor. Cada regla se lee en una frase debajo del formulario; lo que el formulario no cubre se escribe en «Avanzado» como JSON.
• «Crear la bandera de este paso», en un carril de equipo, da de alta un atributo Sí o No en el grupo del equipo y lo usa como la regla del paso.
• «Probar con un SKU» dice dónde quedaría un producto real con lo que tienes en pantalla, aunque no lo hayas guardado. No escribe nada.
• Mientras editas, Bruxel revisa el flujo: dependencias en círculo, carriles sin pasos, atributos, canales o grupos que no existen y sistemas sin endpoint. También avisa de un paso suelto o de un sistema que no está en Sistemas conectados.

«Crear borrador» lo guarda sin mover ningún producto. «Activar…» cuenta antes cuántos productos entrarían y en qué estado quedaría cada paso (en un catálogo grande, de los primeros que alcanzó a contar), y al confirmar el motor ubica cada producto en uno o dos minutos. Al activar o reactivar un flujo, Bruxel revisa otra vez lo que nombra.

Cada «Guardar» crea una versión. En «Versiones» ves quién la guardó y qué cambió respecto a la anterior; «Cargar en el editor» la trae al borrador y, al guardarla, vuelves a ella como una versión nueva. Si alguien más guardó el flujo mientras lo editabas, Bruxel no pisa su versión: te pide recargar.

Tareas al llegar y avisos a tus sistemas

Un paso puede asignarle una tarea a alguien del equipo cuando un producto llega a él («Al llegar, asignarle una tarea a», en el diseñador). Es la tarea de siempre de la ficha: le llega el aviso en la campana, sale en «Mis pendientes» y, si el paso tiene plazo, vence con él. Si el paso siguiente también asigna, la tarea que puso el flujo pasa a esa persona; una tarea que puso alguien a mano no se toca.

• Al activar o editar un flujo no se reparten tareas por lo que ya estaba en cada paso: solo por lo que llega después.
• A un lector no se le asigna (no podría cerrarla), y a alguien con acceso acotado solo le llegan los productos que ve.

Tus sistemas se enteran por webhook: flow.step.ready cuando hay productos nuevos en un paso, flow.run.blocked cuando un recorrido se detiene con un error y flow.run.completed cuando termina. Llegan agrupados por paso o por flujo, con una muestra, y el sistema lee la lista completa con la API pública (Desarrolladores → Flujos y eventos).

Lo que todavía no hace

• Bruxel no le pregunta nada a tus sistemas: si un sistema no reporta, no recibe avisos ni llama con su llave, sus pasos solo avanzan con reglas sobre la ficha.
• Desde el recorrido no se asigna una tarea a mano: eso se hace en el catálogo o en la ficha. Un paso sí puede asignarla solo cuando llega un producto.
• La bitácora enseña hasta los 300 eventos más recientes de cada recorrido; si hay más, lo avisa.