Fluxos e percursos

Onde está cada produto entre o seu fornecedor, as suas equipes e os seus sistemas, e o que aconteceu em cada etapa.

Este tutorial tem vídeo em outros idiomas: em espanhol · em inglês

O que é um fluxo

Um fluxo é o mapa do caminho que um produto percorre na sua organização, por exemplo desde que o fornecedor o cadastra até ficar pronto para a sua loja. Ele tem uma raia para cada participante e etapas que dependem umas das outras: a vez de uma etapa chega quando as etapas das quais ela depende estão concluídas.

O fornecedor, que preenche e envia o produto pelo portal dele.
As suas equipes dentro do Bruxel, como Compras, Dados mestres ou Conteúdo, cada uma com a sua parte da ficha.
Os sistemas da sua empresa, como o SAP, o seu armazém ou a sua loja.

Um fluxo pode ter uma regra de entrada: um produto entra assim que a cumpre, por exemplo quando o envio do fornecedor é aprovado; sem regra, todos os produtos do catálogo entram. Um mesmo produto pode estar em mais de um fluxo ao mesmo tempo.

Quando uma etapa é dada como concluída

Cada etapa tem uma regra, e o Bruxel a dá como concluída assim que a regra é cumprida. A regra olha a ficha do produto ou o envio do fornecedor:

Um campo Sim/Não da ficha está em Sim, como «Pronto para revisão».
Um dado tem valor, como o código que o seu ERP atribuiu ao produto.
A descrição está publicada em todos os idiomas de saída.
O produto tem tudo o que um canal pede, como o da sua loja.
O fornecedor enviou o cadastro, ou o envio dele foi aprovado.

Uma etapa também pode valer só para alguns produtos: conforme a categoria, se é uma variante ou o valor de um dado. Para os demais ela aparece como «Não se aplica», e isso não segura as etapas seguintes.

O Bruxel observa e coordena, mas não executa: não cadastra nada no SAP nem em outro sistema. Lê a ficha, os envios, o que seus sistemas reportam e os avisos que manda a eles, e diz onde está cada produto.

As etapas dos seus sistemas

Uma etapa da raia de um sistema, como o SAP, seu armazém ou sua loja, pode ser dada como feita pelo que acontece fora, de três formas:

O sistema reporta ao Bruxel um evento do produto pela API pública, por exemplo que cadastrou o material.
O Bruxel avisa o sistema de uma mudança do produto (um webhook) e o sistema responde que recebeu.
O sistema lê a ficha ou escreve dados nela com a chave dele da API pública. Consultar o percurso ou o histórico do produto não conta.

Vale o último: se deu certo, a etapa fica feita; se deu errado (um erro reportado, um aviso que não foi entregue, uma chamada recusada), a etapa fica com erro e o percurso para até chegar um bom.

Para o Bruxel saber qual aviso e qual chamada são de cada sistema, registre-o em Conta → Geral → Sistemas conectados com o código (o que nomeia a raia dele no fluxo), a chave com que chama e o endpoint que o Bruxel avisa. Uma chamada de uma chave que não está vinculada a nenhum sistema conta pelo nome da chave: uma chave chamada «SAP» é de sap, a menos que sap já tenha sua própria chave. Cada aviso e cada chamada ficam com o sistema que tinham naquele momento: mudar um vínculo não move o que já aconteceu.

Um sistema cujos avisos um fluxo lê não pode ser excluído, ficar sem endpoint nem passar para um endpoint que não recebe esse aviso, e o endpoint dele não pode ser excluído em Webhooks: primeiro mude essa etapa ou arquive o fluxo.

Os estados de uma etapa

Cada etapa do mapa diz em que estado está:

Pendente: ainda não é a vez dela, porque falta alguma etapa da qual depende.
Em andamento: já é a vez dela, porque as etapas das quais depende estão concluídas ou não se aplicam.
Concluída: a regra dela é cumprida.
Não se aplica: a etapa é só para alguns produtos, e este não é um deles.
Com erro: o último reporte do sistema, o último aviso ou a última chamada deu errado. Só sai quando chega um bom.

Além disso, há dois avisos: uma etapa «atrasada» está em andamento há mais tempo que o prazo, e uma «fora de ordem» foi cumprida antes de uma etapa da qual depende; o detalhe da etapa diz isso. Nenhum dos dois para o percurso: estão aí para ser vistos.

Se uma regra deixa de ser cumprida, por exemplo porque alguém voltou um campo Sim/Não para Não, a etapa deixa de estar concluída e o registro anota isso.

Onde ver

Na aba «Percurso» da ficha de cada produto. Ela só aparece nas organizações que têm pelo menos um fluxo ativo, e toda a sua equipe a vê, leitores incluídos; o fornecedor não a vê.

No alto fica o mapa: as raias com as etapas e onde o produto está. Com «Reproduzir o percurso», ou movendo o controle deslizante, o mapa volta a como estava em cada momento, evento por evento, até hoje.

Ao escolher uma etapa você vê o detalhe dela: a regra que a dá como concluída, em palavras simples, o prazo e desde quando ela está assim. O registro conta o que aconteceu nessa etapa ou em todo o percurso: o que mudou, quem causou e em qual versão da ficha. O que já estava assim quando o produto entrou no fluxo aparece marcado à parte, para não ser confundido com uma mudança de hoje.

Se uma etapa da sua equipe é concluída com o indicador Sim/Não dela e você pode escrevê-lo, o detalhe oferece «Marcar como pronto»: coloca o indicador em Sim na ficha, com seu nome no histórico, e o percurso se atualiza na hora. Só aparece com a etapa em andamento, e não aparece se o indicador estiver protegido e você não for administrador, se for de um grupo fora do seu escopo de escrita ou se for definido pelo sistema.

O painel de um fluxo

Em Meus produtos › Fluxos está cada fluxo da sua organização com o seu painel. Aparece se a sua organização tem algum fluxo que não seja rascunho (um em pausa ou arquivado mantém o painel), e toda a sua equipe o vê, leitores inclusive, menos quem tem o acesso limitado a uma parte do catálogo e o fornecedor: o painel é de toda a organização.

Em andamento: os produtos que estão no fluxo sem tê-lo concluído, incluindo os parados.
Parados por um erro: dos que estão em andamento, os que têm uma etapa com erro.
Atrasados: os que estão numa etapa há mais tempo que o prazo dela.
Concluídos nos últimos 7 dias, e o tempo típico de ponta a ponta (a mediana do que terminou em 30 dias).

Embaixo está o mesmo mapa da aba «Percurso», mas cada etapa diz quantos produtos estão ali hoje, com uma bolha vermelha com «!» para os que têm erro e uma âmbar com um relógio para os atrasados. Se há etapas em paralelo, um produto conta em cada etapa em que está, e o painel deixa isso claro.

Um clique numa etapa abre a lista dela: os produtos que estão ali há mais tempo vêm primeiro, com o último evento, e cada um abre o seu percurso. «Abrir no catálogo» leva essa mesma lista a Produtos, onde o filtro «Etapa de um fluxo» pode ser salvo como visualização; a grade tem o mesmo filtro.

«Quanto tempo leva cada etapa» mostra a mediana do tempo que cada etapa ficou em andamento nos últimos 30 dias, com a mais lenta destacada. «Onde está meu SKU?» abre o percurso de um produto pelo SKU; pela busca (⌘K), o botão «Percurso» ao lado de cada produto faz o mesmo.

O painel conta o que o motor deixou na última passada, que costuma estar um ou dois minutos atrasado (mais depois de uma importação grande); ele avisa no topo. O percurso de um produto é recalculado ao abrir a ficha dele.

Prazos, avisos e relatórios

Uma etapa com prazo fica atrasada quando está em andamento há mais tempo que o prazo. O Bruxel revisa os prazos a cada minuto nos fluxos ativos e avisa você no sino:

Quando um sistema reporta um erro e o percurso de um produto para em uma etapa.
Quando um produto passa do prazo de uma etapa: uma vez a cada vez que ele entra nessa etapa.

Os avisos vêm agrupados por etapa: enquanto o de uma etapa continuar sem ler, os produtos novos se somam a ele e o aviso sobe para o topo do sino; depois de lido, o seguinte é um aviso novo. Sua equipe os vê, menos quem tem o acesso limitado a uma parte do catálogo; não chegam por e-mail, e cada um abre o painel na lista dessa etapa. Um erro que já existia quando o fluxo foi ativado ou editado não é avisado, porque o painel já o conta; um atraso sim: na primeira rodada depois de ativar o fluxo chega um aviso por etapa com produtos fora do prazo.

No início, o cartão «Fluxos» mostra seus fluxos ativos com quantos produtos estão em andamento, quantos pararam e quantos estão atrasados, os que têm algo travado primeiro. Em Relatórios, a família Equipe e operação traz «Tempo por etapa» (quanto tempo cada etapa ficou em andamento no período: mediana, p90 e máximo, e quantas vezes passou do prazo) e «Produtos parados» (os que hoje estão em uma etapa com erro ou fora do prazo).

O que o fornecedor vê

Na ficha dos seus produtos, o fornecedor vê «Seu progresso»: as etapas que você nomeou em «Como o fornecedor vê», com esse nome e o seu estado por escrito.

«Concluído em …» quando a etapa já foi cumprida, com a data.
«Em andamento» na primeira que falta, mesmo que o produto esteja parado em uma etapa que ele não vê ou em uma com erro.
«Pendente» nas seguintes. Uma etapa que não se aplica a esse produto não aparece.

Em Meus envios, o percurso de cada envio traz a mesma fileira sobre os seus produtos, com quantos estão em cada etapa («1 de 2»). O fornecedor não vê suas raias, seus sistemas, as etapas sem nome, os erros nem o nome do fluxo, e continua sem ver a aba «Percurso». Um fluxo sem etapas nomeadas para o fornecedor não mostra nada a ele.

O que foi enviado e o que foi respondido

A aba «Percurso» também mostra os avisos que a Bruxel enviou aos seus sistemas sobre esse produto e as chamadas que seus sistemas fizeram pela API pública, cada um com seu horário, o que respondeu e quanto demorou (os 100 mais recentes). Se o produto está em um fluxo, eles aparecem no registro em «Todo o percurso»; se não, em sua própria lista.

«Ver o que foi enviado e o que foi respondido» abre o detalhe: pode ser visto a partir de operador. Dali um administrador pode reenviar um aviso. O restante das entregas e das chamadas está em Webhooks e em Chaves de API, telas de administrador.

Ao escolher uma etapa de um sistema, o histórico mostra junto às mudanças dela os avisos, as chamadas e os reportes desse sistema.

Quando se atualiza

Ao abrir a aba, o Bruxel recalcula o percurso desse produto naquele momento: o que você vê está em dia. Se alguém mudar a ficha enquanto você a tem aberta, a aba não percebe sozinha; use «Atualizar».

Não é preciso abrir nada para o percurso avançar: quando a ficha de um produto ou a descrição publicada dele muda, o Bruxel o recalcula por conta própria em cerca de um minuto, e o registro anota a hora da mudança, não a do cálculo. Mudar um canal que o fluxo nomeia (as colunas ou o idioma dele) também o recalcula. Quando um fluxo é ativado sobre produtos que já tinham algo feito, cada passo leva a hora da mudança que o cumpriu; se não houver como saber, a da ativação.

Desenhar um fluxo

Um administrador monta os fluxos em «Fluxos» → «Novo fluxo». Começa-se por um modelo (o cadastro que chega pelo portal ou a atualização de conteúdo) ou em branco, e edita-se uma lista de etapas com o seu formulário; o mapa acima é redesenhado a cada mudança.

As raias dizem quem faz cada etapa: o portal do fornecedor, uma equipe com o seu grupo de atributos ou um dos seus sistemas.
Para cada etapa, você escolhe de quais etapas ela depende, quando é dada como concluída, quando se aplica, o prazo e como o fornecedor a vê. Cada regra se lê em uma frase abaixo do formulário; o que o formulário não cobre é escrito em JSON em «Avançado».
«Criar a bandeira desta etapa», em uma raia de equipe, cria um atributo Sim ou Não no grupo da equipe e o usa como a regra da etapa.
«Testar com um SKU» diz onde um produto real ficaria com o que está na tela, mesmo sem salvar. Não escreve nada.
Enquanto você edita, o Bruxel verifica o fluxo: dependências em círculo, raias sem etapas, atributos, canais ou grupos que não existem e sistemas sem endpoint. Também avisa de uma etapa solta ou de um sistema que não está em Sistemas conectados.

«Criar rascunho» salva sem mover nenhum produto. «Ativar…» conta antes quantos produtos entrariam e em que estado ficaria cada etapa (em um catálogo grande, entre os primeiros que conseguiu contar), e ao confirmar o motor posiciona cada produto em um ou dois minutos. Ao ativar ou reativar um fluxo, o Bruxel verifica de novo o que ele cita.

Cada «Salvar» cria uma versão. Em «Versões» você vê quem a salvou e o que mudou em relação à anterior; «Carregar no editor» a traz para o rascunho e, ao salvá-la, você volta a ela como uma versão nova. Se outra pessoa salvou o fluxo enquanto você o editava, o Bruxel não sobrescreve a versão dela: pede para recarregar.

Um rascunho que nunca rodou pode ser excluído. O que já rodou é pausado ou arquivado: o painel e o histórico são mantidos.

Tarefas ao chegar e avisos aos seus sistemas

Uma etapa pode atribuir uma tarefa a alguém da equipe quando um produto chega a ela («Ao chegar, atribuir uma tarefa a», no designer). É a tarefa de sempre da ficha: a pessoa recebe o aviso no sino, a tarefa aparece em «Minhas tarefas» e, se a etapa tem prazo, vence com ele. Se a etapa seguinte também atribui, a tarefa que o fluxo pôs passa para essa pessoa; uma tarefa que alguém pôs à mão não é tocada.

Ativar ou editar um fluxo não distribui tarefas pelo que já estava em cada etapa: só pelo que chega depois.
A um leitor não se atribui (não poderia fechá-la), e alguém com acesso restrito só recebe os produtos que vê.

Seus sistemas ficam sabendo por webhook: flow.step.ready quando há produtos novos em uma etapa, flow.run.blocked quando um percurso para com um erro e flow.run.completed quando termina. Chegam agrupados por etapa ou por fluxo, com uma amostra, e o sistema lê a lista completa com a API pública (Desenvolvedores → Fluxos e eventos).

O que ainda não faz

O Bruxel não pergunta nada aos seus sistemas: se um sistema não reporta, não recebe avisos nem chama com a chave dele, as etapas dele só avançam com regras sobre a ficha.
Pelo percurso não se atribui uma tarefa à mão: isso se faz no catálogo ou na ficha. Uma etapa pode atribuí-la sozinha quando chega um produto.
O registro mostra até os 300 eventos mais recentes de cada percurso; se houver mais, ele avisa.

Desenhar, salvar e ativar um fluxo é tarefa de administrador; os demais papéis veem o painel e o percurso de cada produto.