Flux et parcours

Où en est chaque produit entre votre fournisseur, vos équipes et vos systèmes, et ce qui s’est passé à chaque étape.

Ce tutoriel a une vidéo dans d'autres langues : en espagnol · en anglais

Qu’est-ce qu’un flux

Un flux est la carte du chemin que suit un produit dans votre organisation, par exemple depuis que le fournisseur le soumet jusqu’à ce qu’il soit prêt pour votre boutique. Il a un couloir pour chaque partie prenante et des étapes qui dépendent les unes des autres : le tour d’une étape vient quand les étapes dont elle dépend sont faites.

• Le fournisseur, qui saisit et envoie le produit depuis son portail.
• Vos équipes dans Bruxel, comme les Achats, les Données de référence ou le Contenu, chacune avec sa partie de la fiche.
• Les systèmes de votre entreprise, comme SAP, votre entrepôt ou votre boutique.

Un flux peut avoir une règle d’entrée : un produit y entre dès qu’il la remplit, par exemple quand l’envoi de son fournisseur est approuvé ; sans règle, tous les produits du catalogue y entrent. Un même produit peut être dans plusieurs flux à la fois.

Quand une étape est considérée comme faite

Chaque étape a une règle, et Bruxel la considère comme faite dès que la règle est remplie. La règle regarde la fiche du produit ou l’envoi de son fournisseur :

• Un indicateur Oui/Non de la fiche est sur Oui, comme « Prêt pour révision ».
• Une donnée a une valeur, comme le code que votre ERP a attribué au produit.
• La description est publiée dans toutes les langues de sortie.
• Le produit a tout ce que demande un canal, comme celui de votre boutique.
• Le fournisseur a envoyé la création, ou son envoi a été approuvé.

Une étape peut aussi ne s’appliquer qu’à certains produits : selon leur catégorie, s’ils sont une variante ou la valeur d’une donnée. Pour les autres, elle affiche « Sans objet », et cela ne bloque pas les étapes suivantes.

Les étapes de vos systèmes

Une étape de la voie d'un système, comme SAP, votre entrepôt ou votre boutique, peut être validée par ce qui se passe à l'extérieur, de trois façons :

• Le système signale à Bruxel un événement du produit via l'API publique, par exemple qu'il a créé l'article.
• Bruxel prévient le système d'un changement du produit (un webhook) et le système répond qu'il l'a reçu.
• Le système lit la fiche ou y écrit des données avec sa clé de l'API publique. Consulter le parcours ou l'historique du produit ne compte pas.

C'est le dernier qui compte : si tout s'est bien passé, l'étape est faite ; sinon (une erreur signalée, une notification non livrée, un appel refusé), l'étape passe en erreur et le parcours s'arrête jusqu'à ce qu'un bon résultat arrive.

Pour que Bruxel sache quelle notification et quel appel appartiennent à chaque système, enregistrez-le dans Compte → Général → Systèmes connectés avec son code (celui qui nomme sa voie dans le flux), la clé avec laquelle il appelle et l'endpoint que Bruxel prévient. Un appel d'une clé associée à aucun système compte selon le nom de la clé : une clé nommée « SAP » appartient à sap, sauf si sap a déjà sa propre clé. Chaque notification et chaque appel gardent le système qu'ils avaient à ce moment-là : changer une liaison ne déplace pas ce qui s'est déjà passé.

Les états d’une étape

Chaque étape de la carte indique son état :

• En attente : ce n’est pas encore son tour, car il manque une étape dont elle dépend.
• En cours : c’est son tour, car les étapes dont elle dépend sont faites ou sans objet.
• Fait : sa règle est remplie.
• Sans objet : l’étape ne concerne que certains produits, et celui-ci n’en fait pas partie.
• En erreur : le dernier signalement du système, la dernière notification ou le dernier appel a échoué. L'erreur disparaît seulement quand un bon résultat arrive.

Il y a aussi deux signaux : une étape « en retard » est en cours depuis plus longtemps que son délai, et une étape « hors ordre » a été remplie avant une étape dont elle dépend ; le détail de l’étape l’indique. Aucun des deux n’arrête le parcours : ils sont là pour être vus.

Si une règle cesse d’être remplie, par exemple parce que quelqu’un a remis un indicateur sur Non, l’étape n’est plus faite et le journal le note.

Où le voir

Dans l’onglet « Parcours » de la fiche de chaque produit. Il n’apparaît que dans les organisations qui ont au moins un flux actif, et toute votre équipe le voit, lecteurs compris ; le fournisseur ne le voit pas.

En haut, la carte : les couloirs avec leurs étapes et où en est le produit. Avec « Rejouer le parcours », ou en déplaçant le curseur, la carte revient à son état de chaque moment, événement par événement, jusqu’à aujourd’hui.

En choisissant une étape, vous voyez son détail : la règle qui la considère comme faite, en clair, son délai et depuis quand elle est ainsi. Le journal raconte ce qui s’est passé dans cette étape ou dans tout le parcours : ce qui a changé, qui l’a causé et dans quelle version de la fiche. Ce qui était déjà ainsi quand le produit est entré dans le flux est marqué à part, pour ne pas le confondre avec un changement d’aujourd’hui.

Si une étape de votre équipe se valide avec son indicateur Oui/Non et que vous pouvez l’écrire, son détail propose « Marquer comme terminé » : l’indicateur passe à Oui dans la fiche, avec votre nom dans l’historique, et le parcours se met à jour aussitôt. Il n’apparaît que si l’étape est en cours, et pas si l’indicateur est protégé et que vous n’êtes pas administrateur, s’il appartient à un groupe hors de votre périmètre d’écriture ou s’il est défini par le système.

Le tableau d'un flux

Dans Mes produits › Flux se trouve chaque flux de votre organisation avec son tableau. Il apparaît si votre organisation a un flux qui n'est pas un brouillon (un flux en pause ou archivé garde son tableau), et toute votre équipe le voit, lecteurs compris, sauf les personnes dont l'accès est limité à une partie du catalogue et le fournisseur : le tableau couvre toute l'organisation.

• En cours : les produits qui sont dans le flux sans l'avoir terminé, y compris ceux qui sont arrêtés.
• Arrêtés par une erreur : parmi ceux en cours, ceux qui ont une étape en erreur.
• En retard : ceux qui sont à une étape depuis plus longtemps que son délai.
• Terminés ces 7 derniers jours, et la durée typique de bout en bout (la médiane de ce qui s'est terminé en 30 jours).

En dessous se trouve la même carte que l'onglet « Parcours », mais chaque étape indique combien de produits s'y trouvent aujourd'hui, avec une bulle rouge avec « ! » pour ceux en erreur et une orange avec une horloge pour ceux en retard. Si des étapes sont en parallèle, un produit compte à chaque étape où il se trouve, et le tableau le précise.

Un clic sur une étape ouvre sa liste : les produits qui y sont depuis le plus longtemps viennent en premier, avec leur dernier événement, et chacun ouvre son parcours. « Ouvrir dans le catalogue » emmène cette même liste dans Produits, où le filtre « Étape d'un flux » peut être enregistré comme vue ; la grille a le même filtre.

« Combien de temps prend chaque étape » donne la médiane du temps passé en cours par chaque étape ces 30 derniers jours, la plus lente mise en évidence. « Où est mon SKU ? » ouvre le parcours d'un produit par son SKU ; depuis la recherche (⌘K), le bouton « Parcours » à côté de chaque produit fait de même.

Délais, notifications et rapports

Une étape avec un délai est en retard quand elle est en cours depuis plus longtemps que son délai. Bruxel vérifie les délais chaque minute dans les flux actifs et vous prévient dans la cloche :

• Quand un système signale une erreur et que le parcours d’un produit s’arrête sur une étape.
• Quand un produit dépasse le délai d’une étape : une fois chaque fois qu’il entre dans cette étape.

Les notifications sont regroupées par étape : tant que celle d’une étape n’est pas lue, les nouveaux produits s’y ajoutent et elle remonte en haut de la cloche ; une fois lue, la suivante est une nouvelle notification. Votre équipe les voit, sauf les personnes dont l’accès est limité à une partie du catalogue ; elles n’arrivent pas par e-mail, et chacune ouvre le tableau sur la liste de cette étape. Une erreur déjà présente quand le flux a été activé ou modifié n’est pas notifiée, car le tableau la compte déjà ; un retard, si : au premier passage après l’activation du flux, une notification arrive pour chaque étape avec des produits hors délai.

Sur l’accueil, la carte « Flux » montre vos flux actifs avec le nombre de produits en cours, arrêtés et en retard, ceux qui ont quelque chose de bloqué en premier. Dans Rapports, la famille Équipe et opérations propose « Temps par étape » (le temps passé en cours par chaque étape sur la période : médiane, p90 et maximum, et combien de fois elle a dépassé son délai) et « Produits arrêtés » (ceux qui sont aujourd’hui sur une étape en erreur ou hors délai).

Ce que voit le fournisseur

Sur la fiche de ses produits, le fournisseur voit « Votre avancement » : les étapes que vous avez nommées dans « Ce que voit le fournisseur », avec ce nom et leur état écrit en toutes lettres.

• « Terminé le … » quand l’étape est remplie, avec sa date.
• « En cours » sur la première qui manque, même si le produit est arrêté à une étape qu’il ne voit pas ou à une étape en erreur.
• « En attente » sur les suivantes. Une étape qui ne s’applique pas à ce produit n’apparaît pas.

Dans Mes envois, le parcours de chaque envoi affiche la même rangée sur ses produits, avec combien en sont à chaque étape (« 1 sur 2 »). Le fournisseur ne voit ni vos voies, ni vos systèmes, ni les étapes sans nom, ni les erreurs, ni le nom du flux, et ne voit toujours pas l’onglet « Parcours ». Un flux sans étape nommée pour le fournisseur ne lui montre rien.

Ce qui a été envoyé et ce qui a été répondu

L’onglet « Parcours » affiche aussi les notifications que Bruxel a envoyées à vos systèmes à propos de ce produit et les appels que vos systèmes ont faits par l’API publique, chacun avec son heure, ce qui a été répondu et sa durée (les 100 plus récents). Si le produit est dans un flux, ils apparaissent dans le journal sous « Tout le parcours » ; sinon, dans leur propre liste.

« Voir ce qui a été envoyé et ce qui a été répondu » ouvre le détail : il est visible à partir du rôle opérateur. De là, un administrateur peut renvoyer une notification. Le reste des livraisons et des appels se trouve dans Webhooks et Clés API, des écrans d’administrateur.

Quand vous choisissez une étape d'un système, le journal montre à côté de ses changements les notifications, les appels et les signalements de ce système.

Quand il se met à jour

En ouvrant l’onglet, Bruxel recalcule le parcours de ce produit à ce moment-là : ce que vous voyez est à jour. Si quelqu’un modifie la fiche pendant que vous l’avez ouverte, l’onglet ne s’en rend pas compte tout seul ; utilisez « Actualiser ».

Pas besoin d’ouvrir quoi que ce soit pour que le parcours avance : quand la fiche d’un produit ou sa description publiée change, Bruxel le recalcule de lui-même en une minute environ, et le journal note l’heure du changement, pas celle du calcul. Modifier un canal que le flux nomme (ses colonnes ou sa langue) le recalcule aussi. Quand un flux est activé sur des produits qui avaient déjà quelque chose de fait, chaque étape porte l’heure du changement qui l’a accomplie ; s’il n’y a aucun moyen de la connaître, celle de l’activation.

Concevoir un flux

Un administrateur construit les flux dans « Flux » → « Nouveau flux ». On part d'un modèle (la création qui arrive par le portail ou la mise à jour du contenu) ou d'une page vierge, et on modifie une liste d'étapes avec son formulaire ; la carte au-dessus se redessine à chaque changement.

• Les couloirs disent qui fait chaque étape : le portail du fournisseur, une équipe avec son groupe d'attributs ou l'un de vos systèmes.
• Pour chaque étape, vous choisissez de quelles étapes elle dépend, quand elle est considérée comme faite, quand elle s'applique, son délai et ce que voit le fournisseur. Chaque règle se lit en une phrase sous le formulaire ; ce que le formulaire ne couvre pas s'écrit en JSON dans « Avancé ».
• « Créer l'indicateur de cette étape », dans un couloir d'équipe, crée un attribut Oui ou Non dans le groupe de l'équipe et l'utilise comme règle de l'étape.
• « Tester avec un SKU » indique où arriverait un produit réel avec ce que vous avez à l'écran, même non enregistré. Rien n'est écrit.
• Pendant que vous modifiez, Bruxel vérifie le flux : dépendances en cercle, couloirs sans étape, attributs, canaux ou groupes inexistants et systèmes sans point de terminaison. Il signale aussi une étape isolée ou un système absent de Systèmes connectés.

« Créer le brouillon » l'enregistre sans déplacer aucun produit. « Activer… » compte d'abord combien de produits entreraient et dans quel état serait chaque étape (sur un grand catalogue, parmi les premiers qu'il a pu compter), et une fois confirmé, le moteur place chaque produit en une ou deux minutes. À l'activation ou à la réactivation, Bruxel vérifie à nouveau ce que le flux nomme.

Chaque « Enregistrer » crée une version. Dans « Versions », vous voyez qui l'a enregistrée et ce qui a changé par rapport à la précédente ; « Charger dans l'éditeur » la ramène dans le brouillon et, en l'enregistrant, vous y revenez sous forme d'une nouvelle version. Si quelqu'un d'autre a enregistré le flux pendant que vous le modifiiez, Bruxel n'écrase pas sa version : il vous demande de recharger.

Tâches à l’arrivée et avis à vos systèmes

Une étape peut assigner une tâche à quelqu’un de l’équipe quand un produit y arrive (« À l’arrivée, assigner une tâche à », dans le concepteur). C’est la tâche habituelle de la fiche : la personne reçoit l’avis dans la cloche, la tâche apparaît dans « Mes tâches » et, si l’étape a un délai, elle arrive à échéance avec lui. Si l’étape suivante assigne aussi, la tâche posée par le flux passe à cette personne ; une tâche posée à la main n’est jamais touchée.

• Activer ou modifier un flux ne distribue pas de tâches pour ce qui était déjà dans chaque étape : seulement pour ce qui arrive ensuite.
• Un lecteur ne reçoit pas de tâche (il ne pourrait pas la clore), et une personne à l’accès restreint ne reçoit que les produits qu’elle voit.

Vos systèmes sont prévenus par webhook : flow.step.ready quand de nouveaux produits arrivent à une étape, flow.run.blocked quand un parcours s’arrête sur une erreur et flow.run.completed quand il se termine. Ils arrivent regroupés par étape ou par flux, avec un échantillon, et le système lit la liste complète avec l’API publique (Développeurs → Flux et événements).

Ce qu’il ne fait pas encore

• Bruxel ne demande rien à vos systèmes : si un système ne signale rien, ne reçoit pas de notifications et n'appelle pas avec sa clé, ses étapes n'avancent qu'avec des règles sur la fiche.
• Depuis le parcours, on n’assigne pas de tâche à la main : cela se fait dans le catalogue ou sur la fiche. Une étape peut en assigner une d’elle-même quand un produit arrive.
• Le journal montre jusqu’aux 300 événements les plus récents de chaque parcours ; s’il y en a plus, il le signale.